MÉTHODE DES REGISTRES COMPTABLES

La tenue de livre est le processus d'enregistrement d'une transaction financière dans les registres comptables. L'information est classée dans les divers comptes qui sont décrits dans la charte comptable. Méthode composée de deux registres de base: le journal généralet le grand livre

JOURNAL GÉNÉRAL (JG)
Registre où l’on enregistre (sous forme d’écriture de journal) chronologiquement les opérations commerciales de l’entreprise, accompagnées des explications nécessaires. L'information est présentée transaction par transaction.
 
Pour chaque opération, il y a les informations suivantes : 
     la date de l’opération
     les noms des comptes à débiter et à créditer
     la description de chaque opération
     les numéros de chacun des comptes affectés
     l’effet débiteur ou créditeur de l’opération sur les compte
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LE GRAND LIVRE (GL)

Le grand livre est l'ensemble de tous les comptes financiers d'une entité. Toutes les entités, quelque soit la forme économique de l'entreprise ont un grand livre.
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Le grand livre est le registre dans lequel on retrouve tous les comptes de l’entreprise. L'information y est aussi présentée compte par compte.

Pour chaque compte de l’entreprise, on a les informations suivantes :
      le nom du compte et son numéro
      la date d’enregistrement aux livres
      la description
      la référence (au journal général)
      le débit et le crédit
      le solde du compte
      le sens du solde

On dénote que la méthode des registres comptables utilise les comptes en T aussi.
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Anciennement, les comptes étaient dans des feuilles d'environ 10 cm x 15 cm (6po x 8po), regroupées dans un cahier anneau.
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Aujourd'hui, les logiciels comptables produisent des rapports de grand livre et il n'est plus nécessaire d'acheter de grand livre sous forme papier à la librairie, sans compter que cela facilite beaucoup le travail du comptable.

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Exemple d'une transaction reportée au GL:

L'entreprise XLM.Inc a procédé à l'achat au comptant d'un immeuble pour 200 000$. Le coût du terrain ayant le numéro de cadastre 2128534 était de 20 000$ et celui de la bâtisse ayant le numéro de cadastre 2128535 de 180 000$.
La date de clôture des états financiers est le 31-12-2010.

Extrait de la charte comptable:

00001 Encaisse- Banque Royale #compte 01-345-22
00002 Compte à recevoir
00010 Terrains
00011 Bâtisses
20001 Compte à payer
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LA BALANCE DE VÉRIFICATION
Il ne faut pas oublier, les débits doivent toujours égaler les crédits!

Pour s'assurer que le total des comptes ayant un solde débiteur = le total des comptes ayant un solde créditeur ont  produit une balance de vérification.

Une balance de vérification consiste en une liste de tous les comptes du GL, avec leur solde. Elle permet de vérifier l’exactitude arithmétique des DÉBITS et des CRÉDITS.  e total des soldes débiteurs doit être identique au total des soldes créditeurs. Sinon, une ou plusieurs erreurs se sont glissées dans les transactions déjà enregistrées.

Exemple:    
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Si les soldes débiteurs n'égalent pas les soldes créditeurs, voici des exemples de causes probables:
      Erreurs lors de la comptabilisation des opérations
      Erreurs lors des reports au GL
      Erreurs dans la détermination des soldes des comptes 
      Erreurs dans la transcription de la balance de vérification
      Erreurs d’addition des deux colonnes
      Combinaison de celles-ci

Habituellement, avec l'utilisation des logiciels comptables, il ne devrait pas y avoir de d'écart au niveau de la balance de vérification si le logiciel est bien programmé.

En bref, la méthode des registres comptables simplifie le travail d’enregistrement. La balance de vérification est un moyen de contrôle efficace qui permet d’avoir l’assurance que l’équilibre de l’identité fondamentale est conservé. C'est une méthode qui utilise les comptes en T sans ces désavantages.

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Notes de cours sur : l'identité fondamentale
                                 la méthode des comptes en T